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Beilagenverwaltung

Einleitung

Beilagen können in der Design- und  Konfigurationsumgebung M/Workbench verwaltet und den Dokumenten sowohl in elektronischer als auch in physischer Form beigefügt werden.
Dabei wird unterschieden nach:

  • Verwaltung und Auswahl von Beilagen im Rahmen der Dokumentenerstellung in M/TEXT
  • Verwaltung und Zusteuerung von Beilagen in der Porto- und Sendungsoptimierung von M/OMS / M/OMS DO

Die elektronisch beigefügten Beilagen werden mit dem Dokument ins benötigte Ausgabeformat gerendert, um z.B. gedruckt oder digital verschickt zu werden. Dabei werden je nach Ausgabeformat, Ausgabekanal und der bei Ihnen vorhandenen Infrastruktur die elektronischen Beilagen im ursprünglichen Format eingebettet oder vektorisiert ins Ausgabeformat eingefügt. 

So unterstützt bspw. das Ausgabeformat AFP in neueren Versionen das native Einbetten von PDFDokumenten in den AFP-Datenstrom. Unsere Renderer unterstützen dieses Feature, das nur dann genutzt werden sollte, wenn die bei Ihnen im Einsatz befindliche AFP-Infrastruktur dieses Feature ebenso unterstützt. Andere Ausgabeformate unterstützen solche Funktionen evtl. nicht.

Zusteuerung von Beilagen

Im Rahmen der Dokumenterstellung

Beilagen können manuell oder regelbasiert während der Dokumenterstellung in M/TEXT, abhängig von den genutzten Kommunikationskanälen, zugeordnet werden. Die Unterscheidung nach physischen (Offset-) Beilagen und elektronischen (PrintOnDemand-) Beilagen kommt dann zum Tragen, wenn die Beilage einem Kommunikationskanal (E-Mail, Druck etc.) zugeordnet und in einer bestimmten Queue (einem bestimmten M/OMS-Stapel) ausgegeben bzw. diesem zugesteuert werden soll.

Abbildung 1 Endanwender Editor

Der Screenshot zeigt die manuelle Auswahl von Beilagen im Rahmen der Dokumenterstellung mit WYSIWYG Vorschau des Gesamtdokuments

Im Rahmen des Output Managements

Die Zusteuerung von physischen Beilagen über entsprechende Markierungen (Barcode, OMR, Datamatrix), wird i.d.R. in den dokumentverarbeitenden M/OMS-Stapeln durchgeführt. Die Zuführung erfolgt dabei durch die Kuvertierstraße. Über die Kuvertierstraßensteuerung (OMR-Markierung, Barcode, Datamatrix) wird angegeben, ob aus einem Beilagen Schacht eine Beilage für das betreffende Dokument zugesteuert wird.

Elektronische Beilagen können auch dem finalen Dokument in M/OMS zugesteuert werden. Dann wird die Beilage im M/OMS-Stapel in das Originaldokument importiert.

Portoabhängige Zusteuerung von optionalen und obligatorischen Beilagen

Für portoabhängige optionale (physische und elektronische) Beilagen ist die Zusteuerung über M/OMS zwingend, da erst im Rahmen der regelbasierten Queue-/Stapelverarbeitung festgestellt werden kann, ob Einzeldokumente aus verschiedenen Fachprozessen für einen Empfänger bestimmt und somit gebündelt werden sollen. Dementsprechend kann erst zu diesem Zeitpunkt das Porto berechnet und eine optionale Beilage portoabhängig zugeführt werden.

Obligatorische Beilagen können bei der Dokumenterstellung oder im Rahmen der Output-Steuerung mit M/OMS in das Dokument aufgenommen und ohne weitere Verarbeitungsschritte durch das M/OMS verarbeitet werden.

Zusteuerung von Beilagen in verschiedene Ausgabekanäle

Die gleichzeitige Verarbeitung von Dokumenten auf verschiedenen Ausgabekanälen erfordert ein differenziertes Handling von Beilagen, da Beilagen nicht auf allen Kanälen gleichartig zur Verfügung stehen oder genutzt werden sollen. So kann einem zu druckenden Dokument eine physische Beilage
(bspw. ein vom Kunden auszufüllendes Standard-Formular) zugeführt werden, der E-Mail-Versand soll mit der digitalen Beilage erfolgen, der Archivkopie soll jedoch keine Beilage zugeordnet werden, sondern lediglich ein Vermerk, dass die Standardbeilage verschickt wurde.

Im System hinterlegte Beilagen

Das System kann Beilagen wie eigene Ressourcen (Dokumentvorlagen, Bausteine) behandeln und sie im Repository von M/Workbench speichern und verwalten.

Extern abgelegte Beilagen

Das System kann auf Beilagen zugreifen, die außerhalb liegen, bspw. in einem zentralen Filesystem. Die Dateien (wie z.B. PDF-Dateien) werden dem Dokument im Rahmen des Dokumenterstellungsprozesses mit M/TEXT und/oder bei der Steuerung der Ausgabekanäle mit M/OMS hinzugefügt.

Regeldefinition für Beilagen

Bausteine, die die Steuerung von Beilagen übernehmen, können Regeldefinitionen beinhalten (z.B. in Form von Metadaten). Alle im Dokument vorhandenen Daten (Metadaten, übergebene Daten aus der Fachanwendung etc.) können in die Regelinterpretation einbezogen werden, sodass abhängig von den im Dokument verfügbaren (Meta-)Daten Beilagen eingefügt werden.

Die Prüflogik kann in zentralen Bausteinen übergreifend für alle Dokumentvorlagen festgelegt oder für einzelne Dokumentvorlagen individuell definiert werden. Sie kann auch mit der Prüfung von aktionsbezogenen Beilagen kombiniert werden, so dass z.B. innerhalb eines Aktionszeitraums verschiedene (profilbezogene) Beilagen unterstützt werden.

Gültigkeitszeiträume für Beilagen

Beilagen können über Metadaten mit einem Gültigkeitszeitraum versehen werden. Abhängig von diesem Zeitraum werden die Beilagen dann vom System gezogen oder nicht.

Der Anwender kann das Hinzufügen von Beilagen mit Gültigkeitszeitraum verhindern – sofern dies vorgesehen ist und er über die entsprechende Berechtigung verfügt.

Verwaltung der Beilagen

Der Beilagen-Administrator (bspw. angesiedelt in der IT oder im Fachbereich) gestaltet, importiert, verwaltet und ändert die Beilagen in den für den Beilagen-Administrator freigegeben Bereichen der Design- und Administrationsumgebung M/Workbench. 

Es stehen Importfunktionen für bereits fertige Beilagen (z.B. AGBs als PDF) zur Verfügung und es können neue Beilagen in einer WYSIWYG Ansicht erstellt und bearbeitet werden.

Abbildung 2 Erstellen einer neuen Beilage „Familienversicherung“
Abbildung 2 Erstellen einer neuen Beilage „Familienversicherung“
Abbildung 3 Erstellen einer neuen Beilage (ausfüllbares Formular) „Antrag Haushaltshilfe

Die Zuordnung von Beilagen zu Dokumentvorlagen kann über Metadaten erfolgen. Diese werden an den Dokumentvorlagen administriert, indem die auswählbaren Beilagen der Dokumentvorlage zugeordnet werden:

Abbildung 4 Metadatenansicht einer Dokumentvorlage - Zuordnung von auswählbaren Beilagen

Fazit

Die Verwaltung und Steuerung Ihrer Beilagen kann vollumfänglich in der M/Workbench übernommen werden. Dabei wird unterschieden, ob die Steuerung in der Dokumenterstellung in M/TEXT oder im Output Management in M/OMS vorgenommen wird.

Für die Erstellung und Verwaltung stehen diverse Entwicklungs- und Design-Tools zur Verfügung, über die der Beilagen-Administrator die Beilagen entweder importiert oder eigens entwickelt, gestaltet und mit Metadaten versieht. Die Steuerung der digitalen und/oder physischen Beilagen erfolgt dann entweder dokumentabhängig oder über die Stapeldefinition für das Output Management.

Über definierte Prüflogik kann gesteuert werden, wann eine Beilage einem Dokument beigefügt und in welchem Ausgabeziel sie enthalten sein soll, abhängig von Porto-Optimierung, Ausgabekanal, ob es sich um physisch hinterlegte oder extern hinzugefügte Beilagen handelt.