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Designer – Vorlagenerstellungsumgebung

Einleitung

M/Workbench ist die Steuerungszentrale der Serie M/ – für die Erstellung und Pflege aller Ressourcen sowie für die Konfiguration des Systems. Hier wird der gesamte Dokumentenprozess von der Dokumentenerstellung bis zu den Ausgabeprozessen des Output Managements administriert. Deshalb hat M/Workbench, technisch als Eclipse Plug-In realisiert, auch eine stark organisatorisch ausgeprägte Seite. Sie hilft dem Administrator auch umfangreiche, verzweigte und komplexe Projekte der Kundenkommunikation zu überblicken und zu beherrschen. Mit M/Workbench setzen Sie die Anforderungen eines modernen CCM effizient und mühelos in einfach pflegbare Ressourcen um. Und diese sorgen dafür, dass die Dokumentenprozesse reibungslos und weitestgehend automatisch ablaufen. M/Workbench führt den Administrator in einer einheitlichen grafischen Entwicklungsumgebung durch den gesamten Erstellungs-, Verarbeitungs- und Ausgabeprozess der Dokumente. 

Proofing

Auf Basis von in der Design- und Konfigurationsumgebung M/Workbench hinterlegten Testdaten erfolgt eine Vorschau für Dokumentenvorlagen bereits zum Designzeitpunkt in allen unterstützen Formaten. Der ausgewählte Testfall ist die Basis für die dynamisch erzeugte Vorschau im gewünschten Format. Hinter jedem Testfall wird eine XML/JSON/CSV-Datei hinterlegt, die ad hoc vom Administrator geändert werden kann. Darüber hinaus kann der Administrator weitere Testfälle anlegen.

Abbildung 1 Auszug konfigurierte Vorschauformate in M/Workbench
Abbildung 2 Beispielvorschau Responsive HTML im Browser (links), Druckvorschau (rechts)
Abbildung 3 Beispielvorschau Responsive HTML auf einem iPhone 6/7 vertikal (links), Druckvorschau (rechts)
Abbildung 4 Beispielvorschau Responsive HTML auf einem iPhone 6/7 horizontal (links), Druckvorschau (rechts)

Die HTML Vorschau ist eine Funktionalität, die der Browser gewährleistet. Über die F12-Taste gelangt man bei vielen Browsern (hier am Beispiel Google Chrome) in den Modus, um die HTML-Ausgabe auf diversen voreingestellten Endgeräten horizontal und vertikal zu testen.

Abbildung 5 Beispielvorschau PDF/UA (links), Druckvorschau (rechts)

Konfigurative Erstellung von Schriftstücklogik

Der M/TEXT TONIC Vorlagendesigner ermöglicht die grafische Erstellung und Pflege von Vorlagen und Bausteinen. Er zeigt dazu im rechten Fenster das interpretierte Dokumentenmodell im WYSIWYG-Modus an. Im linken Fenster wird der Strukturbaum mit den hierarchischen Elementen des Dokumentenmodells gezeigt. Beide Fenster stehen miteinander in Verbindung: klickt man ein Element in einem Fenster an, wird es im anderen Fenster fokussiert. Der Vorlagenersteller kann so die für die Vorlage benötigte Dokumentenlogik (Bedingungen, Wiederholstrukturen / Schleifen) konfigurativ erstellen und ändern.

Abbildung 6 Strukturbaum (links), interpretiertes Dokument (Mitte), Testdaten(rechts)
Abbildung 7 Einfügen von Bedingungen im Strukturbaum
Abbildung 8 Konfiguration der Bedingung (rechtes Fenster: „Sichtbar, wenn“)

Über die Funktionen der grafischen Definition von Logikbefehlen hinaus, kann man virtuelle Datenmodellknoten mittels JavaScript für komplexe Logik verwenden. Hierbei unterstützt die CodeCompletion, das Syntax-Highlighting und andere Funktionen. So können mit Standardwerkzeugen (JavaScript) auch sehr komplexe Anforderungen in Dokumenten abgebildet werden.

Abbildung 9 Definition eines JavaScripts mit Syntax Highlighting

Hinterlegte Testdaten

Für jede Vorlage kann eine beliebige Anzahl von Testfällen hinterlegt werden, so dass Dokumente unter verschiedensten Daten-Situationen getestet werden können. Das Testen erfolgt lokal in der M/Workbench. Es sind dafür also keine eigenen Deployment-Prozesse auf einem Server notwendig.

Abbildung 10 Einfache Auswahl verschiedener Testdaten, auf die das Dokument direkt reagiert

Da für jeden Testfall eine XML/JSON/CSV-Datei hinterlegt ist, kann diese vom SE-Vorlagenersteller jederzeit
angepasst werden. Darüber hinaus können beliebige Testfälle ergänzt und angelegt werden.

Oberfläche und Funktionalität der Entwicklungsumgebung

Ihre SE-Vorlagenersteller und Textadministratoren erstellen Bausteine, Vorlagen, Formulare und sonstige Ressourcen mit der M/Workbench, dem modernen Design- und Administrationstool der Serie M/. Die Erstellung von einfachen Vorlagen und Textbausteinen nimmt der dazu berechtigte SEVorlagenersteller oder ein vorlagenverantwortlicher SE-Anwender mit dem in der M/Workbench integrierten M/TEXT WYSIWYG Editor vor. Dabei sieht er das Dokument im Kontext von Testdaten, sodass alle Veränderungen (auch die Definition von Logik) ‚live‘ sichtbar sind. Komplexere Vorlagen und Bausteine, die bspw. komplexe Logiken, Benutzerinteraktion, Programmaufrufe beinhalten, werden i.d.R. vom ausgebildeten Administrator erstellt. Hierbei unterstützen ihn Mechanismen wie Code Completion in JavaScript Code, Syntax Highlighting, Debugging u.v.m. Durch die Projektstruktur in der M/Workbench und das Referenzieren von Projekten können übergeordnete Dokumentvorgaben bspw. in Masterlayouts an zentraler Stelle definiert werden. Über Projekthierarchien und die Vererbung lassen sich übergreifende Design-/Layout-Vorgaben sehr einfach für alle Ressourcen erstellen und anpassen. Ressourcen in untergeordneten Projekten greifen auf diese Definitionen zu und erben von ihnen. Auch mandantenbezogene Ressourcen für Layouts, Strukturen, Inhalte etc. lassen sich über eine entsprechende Projekthierarchie sehr einfach realisieren. Die zentralen Datenmodelle und Mappings, die Projektverwaltung, die Versionierung der Ressourcen u.v.m. unterstützen den SE-Vorlagenersteller bei der Realisierung seiner Anforderungen und der Organisation seiner Arbeit. Die Data-Mapping-Funktion ermöglicht Dir, mit grafischen Mitteln sehr einfach die Daten aus Input-Dateien (bspw. XML) den Datenmodellelementen per Drag & Drop zuzuordnen.

Abbildung 11 Definition einer Vorlage, Absatz- und Umbruchkontrolle beim Dokumentendesign
Abbildung 12 Ausgabe und Definition von 1D und 2D Barcodes, Konfiguration des Barcodes (rechts)
Abbildung 13 Datengetriebene dynamische Tabellen

Definition und Konfiguration des Output-Managements

Mit der M/Workbench konfigurieren Sie auch das Output Managementsystem M/OMS. Hier können u.a. die Online- und Batch-Stapel definiert und der Stapelinhalt konfiguriert werden, um ihn nach individuellen Kriterien zu sortieren oder etwa Stapeldeckblätter zu erzeugen und diese an festgelegter Stelle im Stapel mit vorgegebenem Inhalt auszugeben. Die Steuerung der Nachfolgeprozesse (Poststraßen, Rückläufersteuerung etc.) erfolgt über Barcodes, OMR- und Datamatrix-Codes, die Sie ebenfalls in der M/Workbench einrichten. Diese und viele weitere Steuerparameter für M/OMS werden in der M/Workbench definiert.

Abbildung 14 Konfiguration allgemeiner Eigenschaften von Stapeln / Queues
Abbildung 15 Konfiguration von Renderer-Eigenschaften im Stapel

Die Benutzerverwaltung in M/Workbench

Zudem umfasst die M/Workbench die Verwaltung der Benutzerdaten und -Rollen. Auf Benutzerebene werden Login-Daten (Authentifizierungsdaten) und Berechtigungen (Autorisierungsdaten) in der Produktkomponente M/USER definiert

Abbildung 16 Administration von Benutzern in Organisationseinheiten
Abbildung 17 Konfiguration allgemeiner Eigenschaften von Rollen
Abbildung 18 Konfiguration von Attributen bei Rollen

Suchmechanismen

Zur detaillierten Suche von Ressourcen wie Vorlagen, Bausteine etc. steht in M/Workbench ein Suchdialog zur Verfügung. Dieser enthält einen Reiter zur Suche von M/TEXT Ressourcen anhand derer Beschreibung und Metadaten. Für die Suche nach Textinhalt (Volltext) wird der zweite Reiter „Dateisuche“ verwendet. Hier kann zusätzlich zur inhaltlichen Suche ein Dateinamenmuster angeben werden, um das Suchergebnis nach diesem Kriterium zu filtern.

Abbildung 19 Dateisuche

Das Suchergebnis wird in einer eigenen Sicht angezeigt. Die Treffer werden projekt- und ressourcenweise in Baumstruktur dargestellt. Durch Doppelklick auf die entsprechende Ressource wird diese direkt im Editorbereich geöffnet.

Die Suchen Sicht umfasst auch eine „Suchen und ersetzen“-Funktion, welche ein selektives oder generelles Ersetzen bietet. 

Abbildung 20 Suchergebnis

Unterstützend kann der Administrator auch zu Ressourcen wie Vorlagen, Bausteinen, Datenmodellen etc. nach „Referenzen“ suchen, um festzustellen, welche anderen Ressourcen diese Ressource verwenden. Das Ergebnis wird ebenfalls in der „Suchen“-Sicht hierarchisch dargestellt. Wenn der Administrator also Änderungen an einer Ressource vornimmt, weiß er, auf welche anderen Ressourcen sich diese Änderungen auswirken.

Bearbeitung von Textbausteinen / Vorlagen

Änderung von Vorlagen – Einfügen/Löschen von Bausteinen

Der Vorlagenverantwortliche gestaltet und ändert seine Dokumentvorlagen in einer WYSIWYG Ansicht in der M/Workbench. Die Basis hierfür bildet eine Dokumentvorlage, in der Bausteine und Testdaten hinterlegt sind. In Vorlagen können Texte und Bausteine einfach hinzugefügt und gelöscht werden.

Abbildung 21 Hinzufügen von Bausteinen (hier Anzeige der verfügbaren Bausteine im Fenster)
Einfügen von (einfachen) Regeln

Dokumentvorlagen können die übergebenen Daten auswerten und so Dokumente basierend auf den hinterlegten Regeln dynamisch erzeugen. In der Dokumentvorlage werden die Kompositionsregeln für den Aufruf von Bausteinen definiert und konfiguriert. Über die Kontextmenüfunktion „Logik“ können Absätze im Strukturbaum mit Sichtbarkeitsbedingungen oder Schleifen versehen werden.

Abbildung 22 Einfügen von Logik für den markierten Absatz
Definition von Eingabemöglichkeiten durch den Anwender

Über Einfügepunkte kann in Vorlagen definiert werden, was der SE-Anwender bei der manuellen Dokumenterstellung an der Stelle des Einfügepunkts tun darf:

  • Einfügen von Bausteinen – wenn ja, welche Bausteine dürfen eingefügt werden
  • Einfügen von Freitext
Abbildung 23 Definition einer Einfügepunktregel
Ändern von Textbausteinen

Der Dokumentendesigner gestaltet und ändert seine Brief- bzw. Dokumentvorlagen in einer WYSIWYG Ansicht in M/Workbench. Hier sieht er direkt (auf Basis von Testdaten) wie sich die im Baustein vorgenommenen Änderungen (Texte, Formatierung, Logik etc.) auf die Vorlage bzw. das daraus erzeugte Dokument auswirken.

Abbildung 24 Vorlagendefinition mit Möglichkeit zur Änderung des Bausteins (bspw. Formatierung)
Absatzformatierung, Positionierung und Stile

Je Projekt, Dokument oder unternehmensweit können Stile, sogenannte Absatzvorlagen festgelegt werden, die dem SE-Anwender in einem Dokument und dem SE-Vorlagenersteller bei der Vorlagenerstellung zur Verfügung stehen. In den Stilen sind Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Abstand zum Vorgänger- und Nachfolgeabsatz, Absatzschutz, Schusterjungen, Hurenkinder, Einzüge, Aufzählungszeichen, etc. festgelegt. Über Stile werden dem SE-Anwender somit alle erlaubten und dem Corporate Design entsprechenden Formatierungen unter sprechenden Namen (bspw. Überschrift, Aufzählung etc.) zur Verfügung gestellt. Weitere Stile können auch per Konfiguration in der Oberfläche ausgeblendet werden, sodass sie nur für die Design-/Entwicklungsphase zur Verfügung stehen.

Außerdem wird über die Eigenschaften der Stile die Absatz-ID bzw. „Rolle in der Ausgabestruktur“ (bspw. Absatz, Aufzählung, Überschrift 1 etc.) für die jeweiligen Absätze definiert. Diese Attribute (Tags) werden benötigt, wenn Dokumente auch als responsive HTML oder PDF/UA ausgegeben werden sollen.

Zeichenformatierung

Schriftart, Schriftfarbe und -größe können direkt ausgewählt werden. Der Dokumentendesigner kann die
Schriften verwenden, die zentral für M/TEXT freigegeben und konfiguriert sind. Rechtschreibprüfung und
Silbentrennung sind automatisch aktiv. Alle Eingaben und Änderungen werden direkt (WYSIWYG)
angezeigt.

Schriftstückmetadaten

Einer Vorlage können beliebig viele Metadaten zugeordnet werden wie Ausgabekanal, Fachbereich, Gültigkeit, Beilagen, Freigaberollen, Workflowpflichtig, Dokumentsprache uvm. Die Metadaten ordnet der Vorlagenverantwortliche über die Metadatenansicht der Vorlage zu. Diese werden zuvor vom Vorlagenentwickler vordefiniert und dem Dokumentendesigner zur Verfügung gestellt.

Sofern berechtigt, können an Vorlagen gesetzte Metadaten z.B. zur Ausgabekanalsteuerung oder Zusteuern von Beilagen durch den Endanwender über Dialogeingaben gesteuert werden. Das Ändern mehrerer Metadaten für mehrere Vorlagen (Ressourcen) kann über die Eclipse-API der M/Workbench kundenindividuell realisiert werden.

Abbildung 25 Metadaten an Vorlagen

Das Dokumenten-Framework

Die Basis für die Erstellung von neuen Vorlagen durch den SE-Vorlagenersteller ist eine wiederverwendbare Mastervorlage. Die wiederverwendbaren Komponenten sollen dem SEVorlagenersteller dabei helfen, sich auf die vorlagenspezifischen Dokumentinhalte zu konzentrieren. Diese Definitionen werden zu Beginn eines jeden Projektes kundenindividuell im sogenannten DokumentenFramework abgebildet. 

Das Dokumenten-Framework ist der Entwicklungsrahmen für die Vorlagen- und Bausteinerstellung. Es definiert Standards für Aufbau, Struktur und Layout der Dokumente. Über siebzig typische Themenfelder des Text- und Output Managements lassen sich damit standardisieren, so dass sie anschließend sehr einfach und vorlagenübergreifend nutzbar sind.

Elemente des Frameworks

Um nur einige Beispiele der standardisierbaren Elemente zu nennen, hier eine Übersicht:

  • Implementierung von Style Guides bzw. CI/CD-Vorgaben
  • Einheitliche Umsetzung von mandantenspezifischem Layout (Briefgestaltung, Schriften, Ränder; Vorstands-, Kontakt-, Adressinformationen)
  • Methoden zur Ausgabesteuerung (Auswahl der Kanäle, kanalspezifische Ausgaberegeln, Umgang mit Anlagen und Anhängen)
  • Einheitliche Konzepte für die Gestaltung des Briefgerüsts und der Metadaten
  • Berechtigungskonzept auf Vorlagen- und Bausteinebene
  • Übernahme strukturierter oder unstrukturierter Daten aus der Fachanwendung sowie Modellierung in fachliche Datenelemente, die von Textredakteuren sofort verwendet werden können

Ziel des Frameworks ist es, die Arbeit der Vorlagenentwickler zu erleichtern und zu beschleunigen, sodass
sie sich ganz auf fachliche und textuelle Themen konzentrieren können. Damit dies gelingt, ist es
erforderlich, während der Anforderungsanalyse eine möglichst breite Auswahl an Anwendungsfällen und
Beispieldokumenten zu analysieren.

Eine Mastervorlage kann einfach in ein bestehendes Projekt kopiert und direkt benannt werden. Anschließend kann dort sogleich mit der Erstellung der Inhalte für die neue Vorlage begonnen werden.

Abbildung 26 Mastervorlage mit Dokumentrahmen (Layout, Adresse, Absenderblock, Gruß)

Fazit

Mit der M/Workbench nutzen Sie eine zentrale Entwicklungsumgebung für all Ihre Ressourcen. Sie konfigurieren Ihr System, verwalten Benutzerrechte, erstellen und warten Vorlagen und Bausteine, die anhand hinterlegter definierter Testdaten und Datenstrukturen eine Vorschau bieten, welche zudem unabhängig vom Endformat (u.a. responsive) angezeigt wird. Auch die Konfiguration der Ausgabesteuerung erfolgt zentral. Durch detaillierte Analyse der Datensituation und -struktur Ihres Unternehmens stellen Sie ein Framework bereit, das als Basis für alle zu erstellenden Vorlagen und Dokumente dient. Somit erstellen Sie im M/TEXT TONIC Designer Ihre Vorlagen unter Berücksichtigung aller standardisierten Vorgaben und füllen diese im besten Fall nur noch mit Textinhalten und individueller Struktur.